Panorama des outils collaboratifs

Si vous vous sentez dépassé par le nombre de tâches que vous avez à accomplir et que vous ne parvenez plus établir des priorités, il est temps de penser à faire une to-do list.

Cet outil pratique et simple vous sera très utile pour gérer toute cette charge de travail qui encombre votre cerveau. Vous pourrez ensuite organiser vos tâches selon des priorités que vous aurez définies. Il n'existe pas une méthode unique, mais plusieurs pratiques différentes selon les sensibilités de chacun et du type de tâche à organiser. Nous donnons ici une trame pour construire votre propre outil, quitte à le personnaliser suivant vos besoins.

Pourquoi une to-do list ?

Quelques effets bénéfiques :

• vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée,
  
• ne pas oublier d'échéances importantes,
  
• réduire votre stress : ne pas vous sentir débordé en perdant la maîtrise du volume de travail à produire,
  
• obtenir une vue globale sur l'ensemble de votre charge de travail
  

Comment procéder ?

C'est très simple, organisez-vous en 3 étapes 

1. 1. Listez les principales les tâches et actions que vous avez en tête.

   Attention : une to-do liste efficace ne doit pas être surchargée. Il vaut mieux noter les principales actions, les plus importantes et/ou plus urgentes, plutôt que de dresser une liste exhaustive qui vous découragera très rapidement. Rien de plus démotivant que de voir une liste s'allonger et devoir reporter de plus en plus d'activités au lendemain. Si certaines sont complexes ou très longues à mener, décomposez-les en tâches plus simples à planifier. En général, seules les activités de moins de 60 min doivent être listées. 

   2. Affectez une priorité en face de chaque item, allant de prioritaire à secondaire.

   Si au final vous obtenez un grand nombre de tâches identifiées comme prioritaires, passez-les de nouveau en revue. En les comparant, vous définirez un nouvel ordre de priorité.

   3. Reclassez les tâches suivant la priorité définie.

   Les prioritaires en haut de liste. Votre liste ainsi bâtie vous donnera toute latitude pour organiser votre journée.

2. Exemple d'une TODO list:

   Une simple feuille Excel peut faire l'affaire, voire même une feuille de papier. Et pour certains, l'indémodable post-it. Cliquer pour télécharger le fichier depuis le Drive >> Une fois dans le Google sheets cliquer sur Fichier >> Télécharger au format xlsx

   Limites de la méthode

   Une méthode simple, des outils efficaces et adaptés à votre façon de travailler... Bref : tout ce qu'il faut pour être le roi de l'organisation personnelle ! Finalement, le challenge est de rester discipliné. S'appuyer sur cette méthode à long terme et non la laisser tomber après quelques semaines d'utilisation.

   Une autre limite est la difficulté de rester focalisé sur ses priorités. Entre les emails, les réseaux sociaux... et autres sources de perturbation, il est difficile à notre époque de se tenir à une liste d'actions préétablies. D'autant que l'ordre des priorités change constamment dans les entreprises. Si les urgences se redéfinissent plusieurs fois par semaine avec des nouvelles tâches qui apparaissent subitement, il y a fort à parier que vous allez passer du temps, beaucoup de temps, à travailler votre liste et finirez par l'abandonner pour revenir au post-it !